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　　人力資源管理部門(mén)的工作重點(diǎn)在于解決公司員工問(wèn)題，繼而為公司帶來(lái)業(yè)績(jī)的增長(zhǎng)。但一些無(wú)關(guān)痛癢且繁復(fù)的事項(xiàng)(例如影印文件和輸入資料數(shù)據(jù)等)嚴(yán)重影響他們的工作進(jìn)度，未能解決基本人力資源問(wèn)題之余，甚至?xí)下髽I(yè)發(fā)展進(jìn)度。

　　為了提升業(yè)務(wù)效率，不少企業(yè)選擇采取高效業(yè)務(wù)流程管理(Business Process Management)，將部分工序電子化，甚至自動(dòng)化，讓日復(fù)日重復(fù)的任務(wù)可以獨(dú)立運(yùn)作，而無(wú)需人力監(jiān)督。然而，相比起前線生產(chǎn)，人力資源在自動(dòng)化流程運(yùn)用上仍然很低。

　　如果您的公司還沒(méi)采取自動(dòng)化人力資源管理系統(tǒng)，并且出現(xiàn)以下情況，就必須多加留心了。

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　　情況一：人力資源部門(mén)耗費(fèi)大量時(shí)間處理日常事務(wù)

　　人力資源管理包括大量文書(shū)工作，而其中以招聘人才最為耗費(fèi)時(shí)間。傳統(tǒng)的招聘程序十分繁復(fù)，從發(fā)出招聘廣告，到成功為公司吸納新血，當(dāng)中牽涉大量文件資料，需逐一整理及篩選。

　　根據(jù)國(guó)外招聘平臺(tái)一項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，于沒(méi)有實(shí)行自動(dòng)化人力資源管理系統(tǒng)的公司，每位HR平均每周花費(fèi)14小時(shí)或更長(zhǎng)時(shí)間處理其實(shí)可自動(dòng)完成的工作。結(jié)果表明若公司利用科技自動(dòng)化流程，繁復(fù)的日常工作將可有效地處理，人力資源管理部門(mén)將會(huì)節(jié)省更多時(shí)間，可專心處理員工事項(xiàng)，更深入了解員工的需求。

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　　情況二：紙本文件占用辦公室大量的空間

　　香港法例規(guī)定公司必需保存所有業(yè)務(wù)紀(jì)錄，為期最少7年。除了業(yè)務(wù)紀(jì)錄，不少公司均選擇以文本記錄的方式儲(chǔ)存文件，特別是員工資料。試想像一下，若公司將全體員工從入職前的履歷表、證書(shū)、面試紀(jì)錄，到年終表現(xiàn)評(píng)核之紙本文件全部?jī)?chǔ)起，不單霸占了辦公室大量空間，亦造成紙張的浪費(fèi)。

　　倘若企業(yè)選擇電子化相關(guān)流程，例如用電子表格取替紙本表格，則能令行政更有效率。以招聘程序?yàn)槔舐氄哂诰W(wǎng)上填妥電子表格后，連同履歷表、推薦信等文件一同遞交。這樣不但方便相關(guān)的部門(mén)跟進(jìn)，加強(qiáng)部門(mén)與HR之間的協(xié)作，二來(lái)容易管理及整合所有資料，方便作出篩選，加快招聘程序。

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　　情況三：公司未能及時(shí)給予員工應(yīng)有的福利

　　如上文提及，在沒(méi)有自動(dòng)化人力資源管理的公司內(nèi)，HR需花費(fèi)大量時(shí)間處理繁復(fù)文書(shū)工作，變相縮短了解員工需求的時(shí)間，阻礙HR處理最基本需要解決的「人力資源」問(wèn)題，及為員工提供適切的協(xié)助及福利。例如，人力資源管理部門(mén)因忙于文書(shū)工作，而無(wú)暇處理員工的表現(xiàn)評(píng)核，拖慢公司季度評(píng)核流程，或者未能及時(shí)通知新同事的入職注意事項(xiàng)，甚至未能跟進(jìn)員工的申請(qǐng)事項(xiàng)等，均會(huì)影響公司內(nèi)部的士氣。

　　如果將公司人力資源管理系統(tǒng)自動(dòng)化，則可以自動(dòng)追蹤員工狀態(tài)，清楚員工何時(shí)符合享有福利的資格，例如醫(yī)療福利、年中花紅比例等，亦可以在后期統(tǒng)一作出調(diào)整，加快管理流程。

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　　情況四：人力資源成本高

　　公司日常印刷紙本文件(如內(nèi)部表格、合約和告示等)都消耗大量的紙張。另一方面，企業(yè)經(jīng)常忽略計(jì)算人力資源的成本，這些文件從處理到存檔都會(huì)耗費(fèi)大量的人力資源及時(shí)間，令企業(yè)耗費(fèi)大量的人力資源成本，甚至需要支付額外的加班費(fèi)用。為盡可能地減少營(yíng)運(yùn)成本，企業(yè)應(yīng)該考慮選擇電子化業(yè)務(wù)流程，例如改用電子表格取替公司內(nèi)部申請(qǐng)表格，用電子公告形式取替紙張告示。

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　　情況五：行政處理上出現(xiàn)雙重標(biāo)準(zhǔn)

　　盡管公司有明確的工作流程指引，但面對(duì)不同人手處理的資料，也難以保證達(dá)到內(nèi)容的一致性。簡(jiǎn)單一個(gè)例子，日期格式上的不一致亦容易引起誤會(huì)，「02/01」指的是一月二還是二月一呢?

　　另一個(gè)例子，在招聘程序上，一位求職者的能力范圍符合公司要求，但預(yù)期薪酬卻超出公司預(yù)算，寬松的HR會(huì)選擇給予該位求職者面試機(jī)會(huì)，而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)腍R可能會(huì)直接篩走該求職者。畢竟「應(yīng)否給予求職者一個(gè)面試機(jī)會(huì)」是較為主觀的問(wèn)題，但在爭(zhēng)論上可能會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，若果交由自動(dòng)化的人力資源管理系統(tǒng)處理，這些問(wèn)題就能迎刃而解，電腦系統(tǒng)會(huì)根據(jù)公司設(shè)定，直接篩走預(yù)期薪酬過(guò)高的求職者，或者選擇保留名單，無(wú)疑是減輕了人力資源管理的工作負(fù)擔(dān)。

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　　情況六：經(jīng)常出現(xiàn)人為錯(cuò)誤

　　依賴人手輸入數(shù)據(jù)，將很大機(jī)會(huì)出現(xiàn)難以避免的人為失誤。輸入多一個(gè)少數(shù)點(diǎn)、少一個(gè)少數(shù)點(diǎn)的落差足以帶給公司巨大的損失;員工身體不適、精神狀態(tài)不佳都是可能造成錯(cuò)誤的成因，盡管再細(xì)心也難以確保沒(méi)有漏網(wǎng)之魚(yú)。在紙本文件為主導(dǎo)的情況下，入錯(cuò)Data、存錯(cuò)檔案是常有發(fā)生的事情，需要找出錯(cuò)處也并非一時(shí)三刻可以完成的。

　　而人力資源管理系統(tǒng)自動(dòng)化，能為耗時(shí)的日常工作提供技術(shù)支援，也確保服務(wù)的一致性，降低錯(cuò)誤率的發(fā)生。

　　置身于數(shù)碼時(shí)代，想要提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，首選就是把業(yè)務(wù)的流程自動(dòng)化。自動(dòng)化人力資源管理系統(tǒng)，除了能降低成本以外，更能改善人力資源流程，避免人為錯(cuò)誤以致?lián)p失，更能提升企業(yè)的靈活程度!