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如何在有限的時(shí)間內(nèi)完成更多高價(jià)值的任務(wù)？專家強(qiáng)調(diào)，關(guān)鍵在于處理對(duì)的事情、時(shí)間箱效益最大化、以一心專用取代一心二用、從看似無(wú)止境的任務(wù)獲取價(jià)值，生產(chǎn)力將能大幅提高。

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本文目錄

想完成更多任務(wù)，要先做對(duì)的選擇
什么是「帕金森定律」？懂運(yùn)用就能多產(chǎn)出
「箱型時(shí)間」幫你判斷能否在時(shí)限內(nèi)完成
「一心二用」對(duì)生產(chǎn)力有負(fù)面效果
有意識(shí)地使用你的「零碎時(shí)間」
接受「無(wú)底洞」知識(shí)工作沒(méi)有明確的盡頭

現(xiàn)在不流行講生產(chǎn)力了。近來(lái)，這個(gè)概念已被染上負(fù)面色彩，令人聯(lián)想到過(guò)度干涉的管理方式、沒(méi)完沒(méi)了的工作、對(duì)工作生活平衡和心理健康的忽視。但我仍然能夠很有把握地提出，「提高績(jī)效」依舊是重要、值得推崇的工作和生活態(tài)度，而箱型時(shí)間幫助我們辦到這點(diǎn)。

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想完成更多任務(wù)，要先做對(duì)的選擇
如杜拉克（Drucker）所說(shuō)，想要完成更多的事情，最重要的是把注意力放在對(duì)的事情上。想要把注意力放在對(duì)的事情上，就要取舍和培養(yǎng)這么做的心態(tài)，不覺(jué)得疲憊、不分心，也不覺(jué)得那是苦差事。這樣一來(lái)，我們將更專注在想要和需要完成的事。如果缺乏計(jì)畫(huà)，漫不經(jīng)心地過(guò)日子，我們的注意力就會(huì)被很多不重要的事給分散。

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箱型時(shí)間能幫助我們完成大多數(shù)的任務(wù)，我們可以利用時(shí)間箱輕松辨識(shí)出哪些是需要優(yōu)先處理的緊急任務(wù)。至于非緊急任務(wù)，例如學(xué)習(xí)，也可以利用時(shí)間箱指定適合的時(shí)段，這樣才不會(huì)一延再延。我們也比較有可能在尚有精力處理的時(shí)候，正面迎戰(zhàn)經(jīng)常被有意無(wú)意避開(kāi)的困難任務(wù)。至于那些看起來(lái)小到不必規(guī)劃的單一任務(wù)，則可以集合起來(lái)，等待一個(gè)時(shí)間一起處理。最后，那些沒(méi)有用處、適得其反的任務(wù)，由于不會(huì)出現(xiàn)在行事歷上，我們看不到，自然沒(méi)有理由去做。

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我們?cè)囍鴣?lái)量化那些好處。若一個(gè)任務(wù)的價(jià)值可以分成1到10分；假設(shè)，當(dāng)你只是見(jiàn)招拆招，任務(wù)平均價(jià)值為6分；再假設(shè)，當(dāng)你事先訂出該做的事，任務(wù)平均價(jià)值為8分，那樣價(jià)值就提高了33%。要是我們假設(shè)80/20法則適用于知識(shí)工作，那么提升的幅度更大。少數(shù)關(guān)鍵任務(wù)就能貢獻(xiàn)大部分的生產(chǎn)力。

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什么是「帕金森定律」？懂運(yùn)用就能多產(chǎn)出
有句老話只要顛倒過(guò)來(lái)，就能提高生產(chǎn)力。雖然很多人愛(ài)拿帕金森定律開(kāi)玩笑，但這條廣受認(rèn)可的定律告訴我們「工作會(huì)不斷膨脹，直到填滿可用的完工時(shí)間」。如果你有30分鐘可以整理房間，你就會(huì)花30分鐘整理房間；但是如果你有60分鐘，你就會(huì)花60分鐘。帕金森定律所說(shuō)的時(shí)間損失，其實(shí)和拖延有極大的關(guān)系。而箱型時(shí)間就是把握這句話的相反面：把工作壓縮到符合排定的完工時(shí)間，用比較小的時(shí)間箱，來(lái)完成相同的工作，聽(tīng)起來(lái)是否很劃算。

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這個(gè)概念有科學(xué)研究的支持。在一項(xiàng)研究中，參加實(shí)驗(yàn)的大學(xué)生被要求判讀4組照片。其中一隊(duì)大學(xué)生在實(shí)驗(yàn)開(kāi)始前被告知第4組照片取消了，但是他們使用的時(shí)間，與維持看4組照片的其他隊(duì)沒(méi)兩樣。判讀3組照片的學(xué)生依舊用完可用的時(shí)間：「只要預(yù)期下一項(xiàng)任務(wù)被取消或臨時(shí)多出時(shí)間，可以在手邊工作東摸摸、西摸摸，會(huì)使人大幅降低效率，付出高昂的代價(jià)。」許多研究都觀察到相同的結(jié)果。

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在另外一項(xiàng)實(shí)驗(yàn)中，受試者隨機(jī)分配到5或15分鐘，用來(lái)完成一模一樣的任務(wù)。分配到15分鐘的人，依舊以長(zhǎng)出許多的時(shí)間完成任務(wù)。第3項(xiàng)研究指出，影響期末考分?jǐn)?shù)的因素，有超過(guò)1/3歸咎于拖延。

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「帕金森定律」運(yùn)用起來(lái)當(dāng)然也有限度，你是可以規(guī)定自己要在1小時(shí)內(nèi)，從零開(kāi)始寫(xiě)出1萬(wàn)字的報(bào)告，但不可能辦到。箱型時(shí)間沒(méi)那么神奇，前面所提的研究大多是說(shuō)，你可以節(jié)省1/4到一半時(shí)間。但也有研究指出，時(shí)間減少導(dǎo)致品質(zhì)下降。 2014年，有一項(xiàng)比較近期的研究證實(shí)了這點(diǎn)：「有時(shí)間壓力的學(xué)生，比沒(méi)有時(shí)間壓力的學(xué)生，平均分?jǐn)?shù)低了3分。」

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不管是把截止時(shí)間定遠(yuǎn)一點(diǎn)以減少壓力，還是只要做到一定程度就好，聽(tīng)起來(lái)都很有道理。如果單是懂得運(yùn)用帕金森定律，就能多擠出1/3的產(chǎn)出，何樂(lè)而不為？

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「箱型時(shí)間」幫你判斷能否在時(shí)限內(nèi)完成
箱型時(shí)間可以把大型任務(wù)拆成方便估算和管理的小型任務(wù)，也就是說(shuō)這套方法能夠幫助你看清楚龐大計(jì)畫(huà)里的各種要素。這類(lèi)大計(jì)畫(huà)包括：搬家、推出新產(chǎn)品、籌辦生日派對(duì)等。

它可幫助你判斷能否在可用時(shí)間內(nèi)完成，還是你需要另做安排。它也幫助你確認(rèn)，在時(shí)間充裕的情形下，被拆解的小任務(wù)是否都能在時(shí)限內(nèi)完成。

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「一心二用」對(duì)生產(chǎn)力有負(fù)面效果
我們?cè)诘?章提過(guò)一心二用會(huì)引起某些負(fù)面情緒，然而一心二用也對(duì)生產(chǎn)力造成負(fù)面效果。

其實(shí)，不太會(huì)有人真的一面寫(xiě)報(bào)告、一面聊天、一面查閱消費(fèi)支出、一面簡(jiǎn)報(bào)，現(xiàn)代人的一心二用，多半發(fā)生在分心回應(yīng)訊息通知，有了通訊軟件（如微軟Teams、Slack、電子郵件）和硬件設(shè)備（如筆電、平板電腦、智能型手機(jī)、智能型手表），每天都有數(shù)不清的通知，導(dǎo)致我們老想查看誰(shuí)傳來(lái)什么訊息，影響到工作。

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一心專用通常能幫我們完成更多事，一心二用或情境切換則會(huì)使效率降低：有一份2001年的論文指出，一心二用和情境切換會(huì)耗損40%的商業(yè)生產(chǎn)時(shí)間。一心二用在某些情境非常危險(xiǎn)，像是一面開(kāi)車(chē)一面?zhèn)骱?jiǎn)訊。在美國(guó)，每年有超過(guò)3千件死亡車(chē)禍，原因就是開(kāi)車(chē)不專心。而且有一些認(rèn)知負(fù)荷很高（例如教孩子代數(shù)或?qū)忛喎晌募┖突謴?fù)速度遲緩的事，特別不能被干擾或是一心二用。確實(shí)有極少數(shù)的任務(wù)可以同時(shí)進(jìn)行，后續(xù)會(huì)在第18章討論。但是就絕大多數(shù)的情況而言，箱型時(shí)間完全排除一心二用的可能，完整呈現(xiàn)一次做一件事的強(qiáng)大力量。

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有意識(shí)地使用你的「零碎時(shí)間」
我們每天都有許多的零碎時(shí)間，像是等候公車(chē)、通勤時(shí)間、在咖啡廳等人以及會(huì)議提早結(jié)束或被取消時(shí)。大部分的人會(huì)把這些時(shí)間拿來(lái)直接滑手機(jī)，是的，看手機(jī)已是現(xiàn)代人最直覺(jué)化的行為，每天會(huì)花超過(guò)兩小時(shí)的時(shí)間，在手機(jī)上瀏覽社交媒體。

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我們不停滑著手機(jī)，很多時(shí)候甚至未從中感受到快樂(lè)，那不是娛樂(lè)，而是上癮。零碎時(shí)間被吃掉，享受好處的不是我們，而是大型科技公司。我們失去的每一分鐘，累積成一個(gè)又一個(gè)小時(shí)，甚至更多時(shí)間。試想，假如我們能運(yùn)用零碎時(shí)間去做更有價(jià)值的事，該有多好。采用箱型時(shí)間，并且有意識(shí)地使用這些零碎時(shí)間，你的一天也許能多一小時(shí)有生產(chǎn)力的活動(dòng)時(shí)間。

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接受「無(wú)底洞」知識(shí)工作沒(méi)有明確的盡頭
知識(shí)工作沒(méi)有明確的盡頭。有生產(chǎn)力專家建議，針對(duì)這個(gè)狀況，最好的做法是接受它和不要在意它。最常見(jiàn)的例子就是電子郵件：當(dāng)你收到很多電子郵件，一一回復(fù)后，就會(huì)收到更多的回信……永無(wú)止境。

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這么說(shuō)并不完全正確。雖然，真的不會(huì)有最后一封電子郵件（從這角度看真的沒(méi)有止境），但是電子郵件的確替我們傳遞許多有用的資訊。雖然寄出郵件之后，收件匣的信件會(huì)變多，但是在那一陣子的電子郵件往來(lái)，到了某個(gè)時(shí)間，你的計(jì)劃終將完成，也許是生意談好了，也許是團(tuán)隊(duì)成員比之前更有參與感。你當(dāng)然需要管理自己的收件匣，不能讓它影響你的情緒或妨礙其他該完成的事，后續(xù)將在第11章說(shuō)明如何防范。

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如果能夠考量到所有相關(guān)聯(lián)的因素，包括處理對(duì)的事情、時(shí)間箱效益最大化、以一心專用取代一心二用、從看似無(wú)止境的任務(wù)獲取價(jià)值，生產(chǎn)力將能大幅提高。有個(gè)有趣現(xiàn)象，就是一個(gè)正在節(jié)食，懂得計(jì)算和控制熱量攝取的人，會(huì)比沒(méi)有在計(jì)算的人多減掉一倍的體重。用數(shù)字估算效益或許過(guò)于單純，但是如我在2018年發(fā)表的文章所說(shuō)，箱型時(shí)間若運(yùn)用得當(dāng)，至少能提高一倍的生產(chǎn)力。